Впорядкований порятунок людей: Практичні поради, як будувати волонтерську організацію

В Україні активно працює громадянський фронт. Громадські організації забезпечують гуманітарною допомогою, евакуюють людей, допомогають із влаштуванням в більш безпечних регіонах, надають психологічну, медичну та правову допомогу тощо.

Як в умовах війни вибудувати та структурувати роботу громадської організації, як сформована її економіка, які проблеми та перешкоди доводиться долати та яким чином вдається залучати кошти?

За понад рік війни наша команда організації евакуювала з небезпечних територій понад 21 тис. осіб, зокрема понад 3 тисячі дітей, допомогла знайти житло та влаштуватися на новому місці понад 1 500 евакуйованим, врятувала близько тисячі домашніх улюбленців та надала понад 1 200 тонн гуманітарної допомоги. Зараз щотижня евакуюємо 150−350 осіб, зокрема з окупованих територій, а також займається поверненням примусово депортованих до росії українських дітей.

Як трансформувати ідею в потужну організацію

На початкових етапах діяльність благодійних та громадських організацій нерідко побудована хаотично. Так відбулося і у нас — через вторгнення, яке ніхто не очікував. Проте, чим раніше ви почнете вибудовувати чітку систему роботи та бізнес-процеси, тим ефективніше будете працювати. У нашому випадку ініціативна група проекту складається з бізнесменів та людей з досвідом в міжнародних корпораціях. Тому ми інвестували свій професійний досвід в соціальний капітал, бо розуміли — тільки чітка структура і грамотне управління дозволяє максимально ефективно вибудовувати роботу та залучати кошти для стабільної допомоги людям.

У суспільстві існує думка, що громадські організації — це виключно об’єднання волонтерів, які займаються цим у вільний від основної діяльності час. Проте існує й інший — професійний підхід. Він охоплює такі аспекти:

• Чітка організаційна структура всередині організації — розподіл обов’язків, повноважень за компетентністю, посадові інструкції, комунікація між усіма ланками.
• Зарплатна сітка для працівників та продумана система мотивації з KPI — ваша команда має більшою мірою складатись із вмотивованих фахівців, які можуть повністю присвятити себе цілям організації, забезпечуючи себе, свою сім’ю, не думаючи про «шабашки», фріланс підряди тощо.
• Системна робота фандрейзингу та ведення проектів за принципами AGILE і сучасних IT, CRM, PM та таск менеджмент систем.

Як правильно залучати й розподіляти кошти

Для безперебійної роботи неприбуткова організація потребує регулярних фінансових надходжень. Наразі існує три основних типи фінансування для ГО — краудфандинг (crowdfunding), grant writing міжнародних фондів та приватні донори (меценат).

На сьогодні збір донатів від фізичних осіб є найменш ефективним, в Україні по ВВП держави працює на військових, а основне джерело надходження коштів в ГО становлять гранти міжнародних фондів. Вони можуть покривати основні статті витрат організації та конкретних благодійних проектів.

Дайджест NV Преміум Безкоштовна email-розсилка лише відбірних матеріалів від редакторів NV Підпишись Розсилка відправляється з понеділка по п'ятницю

Проте переважна більшість міжнародних фондів не підтримує адміністративні витрати організацій. До них належать зарплати, податки, оренда офісів та складів гуманітарної допомоги. Навіть, якщо таку допомогу надають, то йдеться про досить незначні суми. Тому витрати на адміністративну діяльність можна покривати коштами приватних донорів, зокрема філантропів та бізнесу.

Ось як це працює на прикладі ГО HelpPeople: гроші на пальне, ремонт автомобілів, евакуацію та гуманітарну допомогу ми отримуємо від великих організацій — NovaUkraine, Libereco, USAID та ін. Водночас зарплатний фонд, оренда приміщень, податкові та інші адміністративні витрати забезпечуються виключно приватними донорами за домовленостями та з чіткою підзвітністю.

Прозорість та звітність

Важливий аспект роботи з донорами — звітність за отримані кошти за їх цільовим призначенням. Загальні стандарти звітності у благодійній сфері різні — відповідно до законодавства держави резидентності донора. А формат — унікальний для кожного з них.

Крім регулярної щорічної звітності згідно із податковим законодавством України, існує інтернаціональна форма звітності IFRS (InternationalFinancialReportingStandards) для non-profit NGO. Зазвичай, у донорів є свої вимоги. Наприклад, майже для всіх фото чи відео фіксація є обов’язковими, але не є формальною частиною звітності. Тому це перше питання, яке треба обговорювати на старті співпраці.

На широкий загал, можна і варто використовувати й додаткові форми звітності — наприклад, щотижневі weeklyreports та їх публікація з відкритим доступом. Наприклад, на сайті чи у соцмережах організації. Загалом, прозорість вашої діяльності — це один із ключових факторів для продовження співпраці з існуючими донорами та початку роботи з новими партнерами.

Поважним тоном цієї сфери є проведення аудиту незалежною міжнародною аудиторською компанією. Бажано з репутацією Ernst & Young, Deloitte, PWC, KPNG чиBaker Tilly. Нині наша ГО лише готується до проходження аудиту, бо операційна діяльність наразі пріоритетна та забирає багато часу.

ГО та держава: про що треба знати?

Зі свого досвіду знаю, що керувати бізнесом — дуже відповідально. В тому числі й з точки зору податкового, адміністративного та кримінального права. Коли йдеться про громадську організацію, ця відповідальність ще вища.

Головна перевага, яку отримує ГО — це неприбутковість. Завдяки цьому ГО не сплачує податки на отримані кошти. Також громадські та благодійні організації мають право ввозити автомобілі та інші товари без сплати ПДВ, митних платежів, як гуманітарну допомогу, що також дозволяє економити донорські кошти.

З іншого боку, механізм співпраці ГО та держави поки що недосконалий. Неприбутковість накладає на організацію багато обмежень щодо відчуження майна. Наприклад, щоб продати зношений автомобіль задля оновлення автопарку, треба виконати ряд податкових вимог і процедур та вкластися у суму, що не перевищує 1 млн грн на рік.

Окрім того, ГО не мають податкових пільг у питанні працевлаштування, тому змушені нести повноцінне податкове навантаження на рівні з комерційними структурами.

Ще один аспект — величезна відповідальність щодо кожної транзакції. Має бути звітність з даними на всі платежі — куди переказали кошти, з якою метою. На кожен транш від донора має бути договір. Навіть, якщо діє контракт на рік. НБУ вимагає підтвердження кожного надходження — без цього не дозволяють конвертувати валюту та користуватись гривнями.

Все це — велика праця. Тому в організації мають бути фахівці з фінансів та бухгалтерії, а також юристи, які спрощуватимуть взаємодію з державними органами у правовому полі.

Читайте також: Волонтери проти Мінфіну. Чи були «пеньюари для військових» та хто платитиме податки з внесків для ЗСУ — короткий розбір NV

На сьогодні, з власного досвіду, я твердо можу сказати, що професійна благодійна діяльність в Україні — це важка, системна робота, яка вимагає високого рівня компетенцій, досвіду у міжнародному корпоративному секторі, витримки, професійної команди та справжнього патріотизму.